Biisoni sai organisaationsa IT-asioiden hallintaan keskitetyn ja tarpeisiinsa sovelletun palvelun
Biisoni
Biisoni on hallinnossaan noin 50 ammattilaista työllistävä henkilöstöpalveluyritys, jonka tavoitteena on toimialan kasvaa vahvasti yhdistämällä asiantuntijoiden suorahaun sekä rekrytoinnin parhaat puolet.
Biisoni tarjoaa asiakkailleen joustavia ratkaisuja kaikissa henkilöstön resursointiin liittyvissä kysymyksissä, ja liiketoimintaa ohjaa pyrkimys pitkiin ja luotettaviin asiakassuhteisiin. Organisaatio on saanut IT-asiantuntijatukea liiketoimintaansa kesästä 2021 lähtien.
Kerralla osaava ja luotettava kumppani kilpailutuksen kautta
Talousjohtaja Teemu Vainio kertoo, että yhteistyökumppani valikoitui kilpailutuksen kautta, kun kasvava henkilöstöpalveluyritys halusi keskittää IT-palvelunsa yhteen nippuun.
”Olimme tilanteessa, jossa organisaatiomme oli kasvanut paljon, ja IT-toimintomme olivat selkeämmän hallinnan tarpeessa. Tietotekniikkapuolemme oli tuolloin hieman hajautunut sisäisesti, eli tietokoneiden päälle ymmärtävät työntekijämme kantoivat tuolloin kortta kekoon näissä kysymyksissä. Kasvumme myötä tulimme päätökseen, että nyt voisi olla hyvä aika löytää meille osaava kumppani IT-palveluiden tarjoajaksi.
Kilpailutimme joukon alan yrityksiä, joita pisteytimme eri kriteerien, kuten palvelutarjonnan ja hinnan mukaan. IT-kumppani on yritykselle tärkeä valinta, ja halusimme osua kerralla maaliin: olisi aika ikävää lähteä vaihtamaan firmaa vaikka kuuden kuukauden jälkeen, sillä uuden tahon totuttaminen omiin kuvioihin vaatii aina oman aikansa ja panostuksensa.
Parhaan toimijan löydyttyä lähdimme edistämään tietotekniikkaratkaisujamme heidän kanssaan, ja sillä tiellä ollaan edelleen”, Vainio avaa.
Keskitetty IT-palveluiden tarjonta kätevästi samalta luukulta
Biisonilla oli Vainion mukaan kilpailutuksen aikoihin kaksi keskeistä tarvetta, ja kolmas tehtävä yhteistyölle asettui nopeasti heti startin jälkeen.
”Meillä oli tarve perinteiselle IT-tuelle tilanteisiin, joissa työntekijöidemme sähköpostit tai toimistosovellukset yleisesti eivät jostain syystä toimi odotetulla tavalla. Tuen kautta työntekijämme saavat siis vaivattomasti ja varmasti apua tietotekniikkaan liittyviin kysymyksiinsä sekä ongelmiinsa.
Toinen tekijä kilpailutuksessa oli korkeatasoinen tietoturvan ylläpito, joka onkin keskeinen osa nykypäivän kommunikointia ja tiedonsiirtoa. Sen lisäksi, että organisaatiomme tiedot eivät saa lähtökohtaisesti karata, halusimme, että asiantunteva yhteistyökumppani pitää järjestelmämme ajan tasalla myös muuttuvien vaatimusten kentällä. Esimerkiksi EU:lta tulee jatkuvasti uusia määräyksiä vaikkapa GDPR:ään liittyen.
Käsittelemme toimialamme vuoksi paljon henkilötietoja, ja normaalin hallintomme lisäksi kaikkien vuokratyöntekijöidemme tiedot sisältyvät järjestelmiimme. Henkilötietojen turvallinen käsittely on meille tosi tärkeä ulottuvuus. Yhteistyön myötä saamme rautaista osaamista ns. pellin alle eli pilvessä toimivan tietojärjestelmämme turvaksi.”
”Asiakkaana meille on tärkeää, että ongelmiimme vastataan asianmukaisella vasteajalla ja palvelua on mahdollista kehittää ehdoillamme. Ammattimaisuus näkyy myös siinä, että pyyntöjemme ohella he ovat myös itse aktiivisia ja löytävät toiminnastamme kehityskohteita.” – Teemu Vainio, Biisoni
”Otimme yhteistyön startattua kolmanneksi osa-alueeksi mukaan myös fyysisen kalustomme hallinnan ja huollon. Kannettavien tietokoneidemme sekä muiden tietoteknisten laitteidemme vaihtuvuus on suhteellisen suurta, ja ennen kumppanuutta tilasimme ja asensimme koneet itse.
Kun tarvitsemme uusia läppäreitä tai meille tulee uusia työntekijöitä ja koneet vanhenevat, saamme käyttöömme myös IT asset management -tyylisen palvelun. Läppärit toimitetaan siis valmiiksi asennettuina ja konfiguroituina, ja lisäksi heidän harteillaan ovat myös käyttöjärjestelmien uudelleenasennukset ja muut tekniset toimenpiteet henkilöstömme vaihtuessa.
Saamme siis samalta luukulta todella joustavasti koko paketin, jota joutuisimme muuten pyörittämään itse hieman ontuen ja huomattavasti vaatimattomammalla tasolla”, Vainio kertoo.
Palvelua voidaan muokata asiakkaan ehdoilla
Vainion mukaan yritysten välinen kommunikointi on sujuvaa, ja palvelua on pystytty soveltamaan juuri Biisonin tarpeisiin.
”Pidämme kuukausittain palaverin tilanteestamme, ja saamme usein proaktiivisesti ideoita palvelun parantamiseen. Ehdotukset voivat olla näennäisesti pieniä muokkauksia esimerkiksi tiettyjen tietoturvakäytäntöjen käyttöönotosta tai suurempiakin vaikkapa henkilöstön puhelinten linkittämisestä keskitetyn hallinnon piiriin. Yhteistyössä kuitenkin edetään tällä hetkellä pääosin mainitun kolmen osa-alueen puitteissa.
Jos kuitenkin koemme tarvetta tarkentaa jotain IT-asioissamme, pystymme keskustelemaan yhteistyössä aina avoimesti. Kuukausittaisen palaverin lisäksi voimme olla aina yhteydessä sähköpostilla tai puhelimella, ja saamme vastaukset pyyntöihimme täysin riittävällä aikataululla.
Vuorovaikutuksen laadun ja luotettavuuden lisäksi näkisin yhteistyön ehdottomana vahvuutena joustavuuden. Mielestäni tarpeisiimme on kyetty reagoimaan hyvinkin notkeasti ja tarjontaa on räätälöity meille sopivaksi. Tapauksessamme laitteidemme hallinta otettiin siis haltuun ongelmitta, vaikkei se alun perin kuvioon kuulunutkaan.”
One stop shop
”Asiakkaana meille on tärkeää, että haasteemme pyritään ratkaisemaan asianmukaisella vasteajalla ja palvelua on mahdollista kehittää ehdoillamme. Ammattimaisuus näkyy myös siinä, että pyyntöjemme ohella he ovat myös itse aktiivisia ja löytävät toiminnastamme kehityskohteita. Loistava kombinaatio siis Biisonille.
Myös epämuodolliset asiat sujuvat mainiosti, ja kyseessä on luonteeltaan helposti lähestyttävä ja maanläheinen porukka. Kun he ovat päässeet pahimpien korona-aikojen jälkeen vierailemaan toimistollamme ja olemme nähneet toisemme kasvotusten, he eivät lopulta ole enää kaukana organisaatiomme jatkeesta. Tulemme hyvin toimeen joka tasolla, ja ymmärrys yhteistyöstä on molemminpuolinen.
Yhteistyön tuomana arvona Biisonille näkisin kaikkiaan kustannustehokkaan, systemaattisen ja ammattitaitoisen tavan pitää IT hallinnassa 50 hengenkin kokoisella organisaatiolla. One stop shop – IT-tuki, tietoturva ja fyysisten laitteiden hallinta asiantuntevalta ja joustavalta kumppanilta.”
Biisonin saama palvelukokonaisuus sisältää siis:
asiantuntevan IT-tukipalvelun
korkeatasoisen tietoturvan ylläpidon ja ajantasaisen päivittämisen
tietotekniikkalaitteiston hallinnan eli toimittamisen, asentamisen ja konfiguroinnin.